Le portage salarial est une solution flexible permettant aux consultants et indépendants de bénéficier du statut de salarié tout en conservant leur autonomie. L'un des leviers d'optimisation du revenu net repose sur la gestion des frais professionnels, notamment les frais non-refacturables. Comprendre ces frais et leur impact sur le salaire est essentiel pour maximiser son pouvoir d'achat et optimiser sa rémunération.
Les frais professionnels sont les dépenses engagées par un consultant dans le cadre de son activité. Ils peuvent être de deux types :
Les frais refacturables, qui sont directement facturés au client et donc remboursés par celui-ci.
Les frais non-refacturables, qui ne sont pas pris en charge par le client mais peuvent être exonérés de charges sociales et fiscales sous certaines conditions.
Ces derniers concernent des dépenses comme les déplacements professionnels, l’achat de matériel nécessaire à l’activité, les abonnements à des logiciels ou des bases de données, les formations, ou encore les repas pris dans le cadre du travail.
L'URSSAF autorise une exonération de charges sociales sur les frais professionnels non-refacturables à hauteur de 15 % du chiffre d’affaires du consultant. Ce plafond permet d'optimiser sa rémunération tout en respectant les limites imposées par l’administration fiscale.
Dans le cadre du portage salarial, intégrer des frais non-refacturables dans sa gestion comptable permet de réduire la base de calcul des charges sociales et fiscales. En effet, ces frais sont déduits du chiffre d'affaires avant l'application des cotisations sociales et fiscales, ce qui entraîne une augmentation du revenu net du consultant.
Pour que ces frais soient acceptés et exonérés, il est nécessaire de transmettre les factures correspondantes à la société de portage. Sans justificatif, la société de portage ne pourra pas les prendre en compte, et ces dépenses ne seront pas déduites du chiffre d’affaires soumis aux charges.
Prenons un exemple concret :
Un consultant réalise un chiffre d'affaires de 6 000 € par mois. Si aucun frais non-refacturable n’est déclaré, l’ensemble de cette somme est soumis aux charges patronales et salariales. En revanche, s’il déclare 500 € de frais non-refacturables en fournissant les factures associées, seuls 5 500 € seront soumis aux charges sociales, ce qui réduit le montant des cotisations et augmente la rémunération nette. Si ses frais atteignent le plafond des 15 %, soit 900 €, l'économie réalisée sera encore plus significative.
Les consultants en mission éloignée de leur domicile peuvent également bénéficier d’indemnités de grand déplacement (IGD). Ces indemnités couvrent :
- Les frais d’hébergement (hôtel, location courte durée, etc.)
- Les frais de repas pris en dehors du domicile habituel
Contrairement aux frais non-refacturables, les IGD ne nécessitent pas obligatoirement de factures pour être exonérées de charges sociales car elles sont remboursées soit sur la base des frais réellement engagés soit sur un barème forfaitaire établi par l’URSSAF. Cela représente un avantage considérable pour les consultants en déplacement, car ils peuvent percevoir une indemnité nette sans avoir à justifier précisément chaque dépense.
Par exemple, un consultant en mission à plus de 50 km de son domicile peut percevoir une indemnité journalière de grand déplacement selon les barèmes en vigueur, même s'il trouve un hébergement à un coût inférieur à ce montant. Cela permet d’optimiser encore davantage son revenu net.
Bien que cette optimisation soit avantageuse, elle est encadrée par certaines règles :
- Justification et traçabilité : chaque dépense doit être justifiée par une facture et correspondre à une nécessité professionnelle.
- Plafonnement et cadre légal : certaines catégories de frais sont plafonnées et doivent respecter les règles fiscales en vigueur.
- Pertinence des frais déclarés : les sociétés de portage peuvent refuser certaines dépenses si elles ne sont pas en adéquation avec l'activité du consultant.
Identifier les frais éligibles et les inclure systématiquement dans sa gestion comptable.
Conserver toutes les preuves d’achats pour justifier les dépenses auprès de l’entreprise de portage.
Vérifier avec son entreprise de portage les règles spécifiques appliquées aux frais non-refacturables.
Anticiper les frais de grand déplacement pour maximiser les exonérations et éviter toute mauvaise surprise fiscale.
Tirer parti des IGD pour percevoir des indemnités exonérées de charges sociales sans avoir à fournir de justificatifs détaillés.
Les frais non-refacturables constituent un levier puissant d’optimisation de salaire en portage salarial. Leur bonne gestion permet d’alléger la pression fiscale et d’améliorer le revenu net des consultants. Toutefois, ils nécessitent une justification rigoureuse via des factures transmises à la société de portage. En complément, les indemnités de grand déplacement offrent une opportunité supplémentaire d’optimisation, car elles permettent aux consultants en mission loin de leur domicile de percevoir une compensation nette, sans justificatifs, selon un barème défini par l’URSSAF. Une gestion avisée de ces éléments permet ainsi de maximiser son pouvoir d’achat tout en restant conforme aux obligations légales.